Hvordan du laster opp og administrerer filer med Google -skjemaer

Et av de mest populære Google -verktøyene, Google Forms, kommer godt med når du oppretter og analyserer undersøkelser. Nyere oppdateringer har introdusert enda flere gode funksjoner til allerede utmerket service. Enten du er en rekrutterer som trenger CV fra søkere eller kanskje en veileder som trenger å samle lekser fra studentene sine, kan du nå la andre laste opp filer direkte fra Google -skjemaet ditt.

Legge til filopplastingsknappen til Google -skjemaet ditt

Å legge til en filopplastningsknapp gjør hele forskjellen når det kommer til skjemaer.

1. Når du oppretter et nytt Google -skjema, vil du ha muligheten til å legge til spørsmål med flere forhåndsdefinerte alternativer. Velg den siste delen og klikk på "⊕" -ikonet (sirkel med pluss) fra alternativene som er funnet til høyre. Dette trinnet legger til et nytt spørsmål (seksjon) til skjemaet.
   
2. Klikk på rullegardinmenyen i spørsmålsrammenes øverste høyre del (vanligvis merket "Flervalg").
   
3. Velge "Filopplasting" fra listen.
   
4. Plukke ut "Fortsette" For å tillate filopplastinger til Google -stasjonen din.
   
5. Skriv inn spørsmålet ditt, og tilpass deretter opplastingsreglene dine. Google-skjemaer godtar automatisk endringer-ingen trenger å lagre det eller klikke på noe.
   
6. Google Form -brukere ser nå "Legg til fil" Alternativ i delen "Opplasting av fil" av skjemaet.
   
7. Brukere sender inn filer basert på kriteriene du angir over, og ser deretter opplastingslisten deres og velger å "Laste opp" dem til drivkontoen din.
   

Last opp flere filer fra Google -skjemaer

Som med de fleste internettjenester som tillater filopplastinger, kan du ikke laste opp en hel mappe på en gang. Individuelle filer må bli lagt separat i Google -skjemaer.

For eksempel, hvis skjemaet ditt blir brukt til jobbsøkere, vil du designe det for å laste opp CVene sine separat fra følgebrevene.

Tilsvarende, hvis du trenger dem for å gi CV, et bilde og en skannet ID, vil Google -skjemaet ditt ha tre opplastingsknapper - en for hvert forespurt dokument.

Alternativer for fillagring og eierskap

Alle filene som er lastet opp fra Google -skjemaene dine blir lagret på Google -stasjonen din pent og praktisk.

Hver Spørsmål/seksjonstittel i skjemaet blir brukt som navn for en ny mappe. Lastet opp elementer som tilsvarer en bestemt seksjon Bli lagret i den tilhørende mappen, Så prosessen er relativt automatisert og krever ikke noen manuell organisasjon.

Hvis du til enhver tid trenger å besøke en bestemt mappe i Google -skjemaer og hente en fil, kan du gå til "Dashboard", og velg fanen merket "Svar.”Når du er der, klikker du på “Vis mappe” knappen som er plassert nederst til høyre av vinduet.

Hvis du velger å koble noen av skjemaene dine til Google Sheets, kan du spore alle opplastede filer i “Svar” Fanen i et gitt regneark. Hver fil inneholder også en direkte lenke for enklere tilgang.

Respondentene som direkte laster opp filer fra Google -stasjonen sin automatisk oppretter en kopi av originalfilen. Når filen er lastet opp, blir du (skjemaeieren) også kopiereieren. Imidlertid vil det originale filen-med mindre sett for å forbli synlig utelukkende for eieren.

Opplastere sporer alle disse handlingene i Google Drive -sidefeltet.

Eksportere opplastingsaktiverte skjemaer med skjemautgiver

'Form Publisher' er et populært Google Forms-tillegg som automatisk gjør fylte skjemaer til Google-dokumenter for enkel deling og gjennomgang. I stedet for å få tilgang til hvert program fra dashbordet ditt og lete etter relaterte filer i stasjonsmappene dine, kan du har alle av dem automatisk konvertert til pent strukturerte PDF -filer for rask gjennomgang.

Hvis du vil bruke skjemautgiver med dine opplastingsaktiverte Google-skjemaer, er det to ting du kan gjøre. Du kan enten sette inn en direkte lenke til den opplastede filen eller vise lenken direkte i dokumentet hvis filen er et PNG-, JPG- eller GIF -bilde. Det siste er utrolig praktisk, da det lar deg skrive ut komplette skjemaer og gjennomgå dem offline om nødvendig.

Konklusjon

Som du kan se, er filopplastningsknappen i Google -skjemaer utvilsomt gunstig hvis du er en HR -representant som arbeider med mange CV eller en veileder som har mange studenter som sender inn lekseroppgavene sine. Uansett form for skjemaet ditt, kan sluttbrukere nå laste opp filer direkte fra Google -skjemaet. Filene blir lagret på Google -stasjonen din, pent organisert i separate mapper.